Mladých ľudí už neláka pracovná doba strávená výlučne v kancelárii medzi štyrmi stenami. Preferujú pozície, ktoré ponúkajú viac flexibility, možnosť riešiť úlohy aj z terénu čo si však vyžaduje určité technické vybavenie zo strany zamestnávateľov. Potrebujú im sprístupniť internú sieť, prácu s dátami a firemnými systémami aj z externého prostredia. Konica Minolta preto v období september až november 2017 vykonala prieskum medzi svojimi zákazníkmi v rámci desiatich európskych krajín, aby zistila nakoľko tieto spoločnosti spĺňajú požiadavky trhu práce.
Prieskum ukázal, že pre mnohých prístup k firemným dátam predstavuje obrovskú výzvu, hlavne, keď spoločnosť využíva väčšie množstvo dokumentových systémov. Obzvlášť náročná sa javí požiadavka poskytnúť široký, bezpečný a prehľadateľný prístup k obsahu. Dôvodom je, že firmy nedisponujú jedným ale viacerými podnikovými systémami s množstvom údajov a dát, čo komplikuje ich sprístupnenie. Respondenti v prieskume uviedli dve najväčšie výzvy pre prácu s informáciami. Prvou je zaistiť široký prístup (41 %) a druhou nájsť spoľahlivé a rýchle možnosti vyhľadávania (34 %). Na druhej strane až 57 % dopytovaných neumožňuje nemá umožnené? vôbec žiadny mobilný prístup do dokumentov a 44 % pripúšťa iba slabé alebo dokonca nijaké možnosti vyhľadávania.
Podľa hodnotenia polovice respondentov, využívanie systémov na správu dokumentov zefektívnilo prácu vo firme aj komunikáciu so zákazníkom. Ako ďalšie výhody uvádzajú (39 %) jednoduchšie zdieľanie know how nielen v tíme ale aj medzi jednotlivými oddeleniami a poskytovane kvalitnejších službieb zákazníkom (35 %). Všetky vymenované benefity je náročné finančne vyčísliť, ale sú kľúčové pre úspešnosť biznisu. Približne len polovica všetkých opýtaných firiem však uviedla, že ešte nemá systém na správu dokumentov. A to aj napriek tomu, že systémy na skenovanie dokumentov a formulárov existujú na trhu už vyše 30 rokov a vo veľkom sa začali využívať už pred 20 rokmi. Dokonca iba 31 % opýtaných firiem ich aj skutočne využíva. Približne 14 % tých, ktorí uviedli, že fungujú bez takýchto systémov (tvoria 5 % z celého prieskumu) pripustili chaos v zdieľaných súboroch či cloudoch a 43 % respondentov sa v rámci zdieľania údajov spolieha na prílohy emailov a osobné úložiská.
Za motiváciou investovania do nových systémov vo väčšine organizácií stojí vidina návratnosti nákladov. Prieskum naznačuje, že tretina investícií sa firme vráti cca do roka a zvyšné dve tretiny počas nasledujúcich dvoch. 62 % zákazníkov Konica Minolta zapojených v prieskume plánuje finančný vklad do týchto systémov v priebehu nasledujúcich dvoch rokov.
Od 25. mája vstúpi do platnosti nariadenie pod skratkou GDPR. Ide o jedno z najdôležitejších zmien v oblasti regulácie osobných údajov za posledných 20 rokov. Firmy budú musieť zaistiť bezpečné ukladanie dát o občanoch, zákazníkoch či zamestnancoch. Podľa prieskumu sa 28 % organizácií vyjadrilo, že GDPR pre nich predstavuje najväčšiu výzvu, čo sa týka správy dokumentov. 43 % spoločností s menej ako 50 zamestnancami tvrdia, že nemajú dostatok informácií o novom zákonnom ustanovení, preto nevedia, aké zmeny v procesoch a systémoch sa od nich očakávajú. Naproti tomu približne rovnaké percento spomedzi väčších firiem s viac ako 500 zamestnancami sa vyjadrili, že musia prehodnotiť vlastné procesy so zákazníckymi údajmi, sprísniť bezpečnosť a zlepšiť manažment záznamov.
Zdroj a foto: Konica Minolta